Акт виконаних робіт для ФОП: реквізити, підписи, помилки
Що таке акт виконаних робіт
Акт виконаних робіт (наданих послуг) — первинний документ, який підтверджує, що виконавець надав послуги або виконав роботи, а замовник їх прийняв. Для замовника-компанії це підстава відобразити витрати в обліку, для вас — доказ, що зобов’язання за договором виконано.
Обов’язкові реквізити
Єдиної форми акта немає, але як первинний документ він має містити реквізити з ч. 2 ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»:
- назву документа і дату складання;
- назву (ПІБ ФОП) сторони, від імені якої складено документ;
- зміст і обсяг операції, одиницю виміру — тобто перелік послуг з кількістю й вартістю;
- посади й ПІБ осіб, відповідальних за операцію;
- особисті підписи або інші дані, що ідентифікують цих осіб.
На практиці також додають номер акта, місце складання, посилання на договір, реквізити сторін і фразу про відсутність претензій. Усе це є в бланку вище.
Чи обов’язковий акт для ФОП на єдиному податку
Для оподаткування самого ФОП — ні: дохід єдинника визначається за фактом надходження коштів (ст. 292 ПКУ), і ФОП на єдиному податку не веде бухгалтерський облік. Але клієнти-компанії майже завжди просять акт, а в договорі акт часто прямо названо способом приймання робіт. Тож краще складати його щоразу після завершення робіт або щомісяця для регулярних послуг.
Підписи, печатка й електронний акт
Акт підписують обидві сторони. Печатка не обов’язкова (Закон № 1982-VIII). Акт можна оформити електронно: PDF, підписаний КЕП обох сторін, має таку саму силу, як паперовий.
Типові помилки
- Розмитий опис: «консультаційні послуги» без переліку. Конкретизуйте, що саме зроблено й за який період, — так замовнику легше підтвердити витрати.
- Дата акта раніше, ніж послуги фактично надані, або пізніше за оплату без пояснень.
- Сума в акті не збігається з рахунком і договором.
- Підписала особа без повноважень або не вказано посаду підписанта.
- ФОП-неплатник ПДВ забув написати «без ПДВ».
Реквізити, які ви ввели тут, підставляються і в рахунок на оплату, і в комерційну пропозицію — заповнювати двічі не доведеться.
