Акт виконаних робіт (наданих послуг) для ФОП: як скласти і зразок

Що таке акт і чим він відрізняється від рахунку

Акт виконаних робіт (або акт наданих послуг) — первинний документ, який фіксує господарську операцію: хто, кому, що саме зробив, в якому обсязі й на яку суму. Рахунок на оплату лише повідомляє суму до сплати, а акт підтверджує, що робота справді виконана й прийнята.

Назва залежить від суті: «акт виконаних робіт» — коли є матеріальний результат (ремонт, монтаж, виготовлення), «акт наданих послуг» — коли результатом є сама дія (консультація, навчання, обслуговування). Юридично вимоги до них однакові.

Коли ФОП потрібен акт

• Замовник — компанія або інший ФОП. Їм акт потрібен, щоб підтвердити витрати в обліку, тому вони найчастіше просять його самі.
• Ви працюєте за договором підряду чи надання послуг, і договір передбачає підписання акта після кожного етапу або щомісяця.
• Вам важливо підтвердити дохід. Єдинникам акт допомагає показати, що дохід отримано саме від видів діяльності, внесених до реєстру платників єдиного податку, і що робота виконана за конкретну суму.
• Можливі спори щодо якості чи строків. Підписаний акт фіксує, що замовник прийняв роботу без зауважень (або із зауваженнями).

Окремої вимоги «кожна операція ФОП — тільки з актом» закон не містить: доходи можна підтверджувати й іншими первинними документами. Але для робіт і послуг акт — найзрозуміліший і найпоширеніший варіант.

Обов’язкові реквізити акта

Єдиної затвердженої форми акта немає — його складають у довільній формі. Проте як первинний документ він має містити обов’язкові реквізити, перелічені в частині другій статті 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»:

1. Назва документа — «Акт виконаних робіт» або «Акт наданих послуг».
2. Дата складання (бажано також місце складання).
3. Назва суб’єкта, від імені якого складено документ — для ФОП це прізвище, ім’я, по батькові й РНОКПП.
4. Зміст і обсяг господарської операції, одиниця виміру — перелік робіт чи послуг, кількість, ціна, вартість.
5. Посади (за наявності) та ПІБ осіб, відповідальних за операцію та правильність її оформлення.
6. Особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу — власноручний або кваліфікований електронний підпис.

На практиці в акт також додають номер і дату договору, період виконання робіт, загальну суму цифрами й прописом, позначку «Без ПДВ» для неплатників ПДВ і фразу про відсутність претензій сторін.

Що змінилося з 1 квітня 2026 року

Закон № 4791-IX від 24.02.2026, який набрав чинності 1 квітня 2026 року, доповнив статтю 9 Закону про бухоблік. Тепер відсутність реквізитів з боку замовника (посади, ПІБ і підпису його відповідальної особи) не вважається порушенням, якщо одночасно виконано умови:

• в акті вказано дату або період надання послуг чи виконання робіт;
• такий порядок документування прямо передбачено договором, укладеним у письмовій формі;
• операції відображаються в бухгалтерському обліку в періоді їх здійснення.

Простіше кажучи: якщо в договорі є відповідне застереження, виконавець може скласти й підписати акт сам, не чекаючи «другого підпису». Акт при цьому не скасовано — його так само складають і передають замовнику.

Як скласти акт покроково

1. Візьміть за основу договір і рахунок. Назви робіт, ціни й суми в акті мають збігатися з тим, що погоджено.
2. Вкажіть номер, дату й місце складання, а також період, за який виконано роботи.
3. Заповніть сторони: ваші ПІБ і РНОКПП, назву та код ЄДРПОУ замовника (або ПІБ фізособи) і хто підписує від його імені.
4. Перелічіть роботи чи послуги з одиницями виміру, кількістю, ціною й сумою. Чим конкретніше, тим краще.
5. Підсумуйте: загальна сума цифрами й прописом, «Без ПДВ», якщо ви не платник ПДВ.
6. Підпишіть. Паперовий акт роблять у двох примірниках — по одному для кожної сторони; електронний підписують КЕП. Якщо договір дозволяє підпис лише виконавця — достатньо вашого.

Типові помилки в актах

• Немає дати чи періоду виконання — після квітня 2026 року це ще й позбавляє права на спрощений порядок підписання.
• Назви робіт не збігаються з договором або рахунком.
• Розмиті формулювання «послуги згідно з договором» без переліку й обсягів.
• Не вказано, хто підписує акт від імені компанії-замовника.
• Сума прописом не збігається із сумою цифрами.

Акт на телефоні за хвилину

У застосунку KOSHTER акт виконаних робіт створюється «на основі» рахунку чи кошторису з того самого замовлення: позиції, суми й клієнт підтягуються автоматично. В акті є сторони, місце й дата складання, перелік робіт, загальна вартість, сума прописом і порожні лінії для підписів і ПІБ. Готовий PDF надсилається в месенджер чи на пошту або друкується.

Акти й комерційні пропозиції входять у KOSHTER Pro — разову покупку в Google Play, не підписку. Рахунки й кошториси безкоштовні. Перевіряти відповідність документа вимогам вашого договору й податкового обліку — ваше завдання або завдання бухгалтера.

Матеріал має довідковий характер і не є юридичною, податковою чи медичною консультацією.